Cadre pour des réunions
efficaces et agréables
Avant la réunion
- Choisir un lieu de réunion confortable et qui n’exclut personne (pour des raisons de transport, d’accessibilité, ou encore culturelles ou religieuses)
- Prévoir de quoi boire et grignoter (thé, eau, biscuits…), ainsi que de quoi écrire (stylos, feuilles, flipchart, ordinateur pour la prise de notes), et de quoi vérifier le temps (montre ou téléphone), installer de quoi s’asseoir (de préférence en cercle et sans table au milieu).
- Convenir d’un.e facilitateur.rice (idéalement, ce rôle changera à chaque réunion)
Déroulement de la réunion
Mon/mes intentions pour cette réunion (pourquoi je suis ici, là, et maintenant).
Le rôle mémoire ouvre OMO (OpenMyOrganization) est prend le PV avec cet outil. Tutoriel OMO voir ici.
Tour d’inclusion (météo personnelle)
- Mon état émotionnel, physique, mental (comment est-ce que je me sens-là, maintenant).
- Mon/mes intentions pour cette réunion (pourquoi je suis ici, là, et maintenant?).
Infos pratiques concernant la réunion
- Par exemple les détails logistique, la désignation du maître du temps qui est un rôle tournant et/ou l’heure de fin prévue.
Retour des rôles présents (il est recommandé de faire un temps de centrage/silence avant de commencer ce point).
- Etat: ce qui a été fait par le rôle depuis la dernière séance.
- Prochain pas: mes besoins actuels et ce qui est en cour de projet.
Gestion des tensions (déterminer s’il s’agit d’une tension de gouvernance, opérationnelle ou stratégique).
- Gouvernance => Gestion par consentement suite à une proposition ou au lancement d’une discussion.
- Opérationnelle => Sollicitation d’avis suite à une idée, une question, une information.
- Stratégique => Discussion ouverte sur le centre suite à une analyse (une tension est la différence entre ce qui aspire à être et qui est. Elle appartient à celle/celui qui la formulée).
Points des participants. Il s’agit de tout ce qui n’a pas pu être dit dans le cadre de la gestion des tensions et des retours des rôles.
Tour de clôture (les deux points peuvent être dit à la suite en un seul tour des participants).
- Bilan de la réunion
- Météo personnelle
“Après la fin de la réunion” pour celles et ceux qui le souhaitent.
Après la réunion
OMO (OpenMyOrganization) enverra un e-mail avec un lien vers le compte-rendu à tous les membres du cercle.